Privacyverklaring Terug naar de Toekomst V.o.f.

Doeleinden van verwerking

Op deze pagina leest u hoe Terug naar de Toekomst Jeugdhulp v.o.f er omgaat met uw persoonlijke gegevens. Heeft u na het lezen nog vragen over deze privacyverklaring, neem dan contact met ons op.

Gebruik van (persoons)gegevens

• Contacten telefonisch

Indien u telefonisch contact met ons opneemt, worden gegevens zoals telefoonnummer, naam en eventuele andere details zoals tijdens het gesprek besproken, waaronder huis- en postadres, emailadres en bereikbaarheid, digitaal opgeslagen. Door ons te bellen gaat u hier automatisch akkoord mee. Indien u ons gegevens van iemand anders dan uzelf verstrekt tijdens dit gesprek, geldt hetzelfde. Onze telefonische logboeken worden niet gewist. Wilt u dat wij uw gegevens niet opslaan c.q. dat wij deze verwijderen, meld dit dan (digitaal) schriftelijk.

• Contacten via e-mail

Wanneer u ons een e-mail stuurt, ongeacht de manier waarop (via de website het contactformulier, beveiligd berichtenverkeer, reguliere e-mail etc.) worden gegevens zoals telefoonnummer, naam en eventuele andere details zoals vermeld in de e-mail(handtekening), waaronder huis- en postadres, emailadres en bereikbaarheid, digitaal opgeslagen. Dit geldt ook voor eventuele bijlagen. Digitaal berichtenverkeer wordt door ons altijd bewaard en opgeslagen. Door ons te e-mailen gaat u hier automatisch akkoord mee. Indien u ons gegevens van iemand anders dan uzelf verstrekt tijdens per e-mail, denk aan het doorsturen van een e-mail bijvoorbeeld, geldt hetzelfde. Wilt u dat wij uw gegevens niet opslaan c.q. dat wij deze verwijderen, meld dit dan (digitaal) schriftelijk. Indien u behoort tot het netwerk van het cliënt, kan dit verzoek niet worden ingewilligd tot een jaar na stop van de plaatsing.

• Visitekaartjes

Wanneer u ons een visitekaartje verstrekt, worden de daarop genoemde gegevens digitaal opgeslagen indien de gegevens voor ons van nut c.q. belang zijn. Deze gegevens worden mogelijk aangevuld/gecombineerd met andere informatiebronnen zoals contact via e-mail of een telefoongesprek. Wilt u dat wij uw gegevens niet opslaan c.q. dat wij deze verwijderen, meld dit dan (digitaal) schriftelijk. Nadat de informatie gedigitaliseerd is worden visitekaartjes via regulier papierafval vernietigd. 

• Bedrijfsadministratie inclusief boekhouding

Gegevens van facturen en contactpersonen worden opgeslagen in ons boekhoudprogramma. Gegevens van leveranciers kunnen daarnaast in het digitale adresboek worden opgenomen. Zaken zoals de jaarrekening zijn uitbesteed aan een accountant. Hierover leest u onderaan deze privacyverklaring meer. Het laten verwijderen van uw of onze gegevens welke nodig zijn voor levering en betaling uit de bedrijfsadministratie is wettelijk niet toegestaan.

• Cliëntdossiers

In het digitale cliëntdossier worden alle gegevens die wij relevant achten voor het behalen van de doelstellingen van een cliënt alsook het opgroeien in een veilige en stabiele omgeving, opgeslagen. Wij digitaliseren niet digitale zaken en voeren de papieren versies af in een afgesloten metalen container. Deze wordt meerdere malen per jaar door een speciaal vernietigingsbedrijf opgehaald en geleegd. Dit betekent ook dat wij o.a. stukken van rechtbanken, verslagen van MDO’s en van gesprekken met betrokkenen, aantekeningen van het dagelijks functioneren van cliënt, schoolresultaten en kopie ID, worden bewaard. Wij slaan ook zaken zoals gegevens van ouders, broers, zussen en overige familie op waar van toepassing op o.a. netwerkbezoeken. Medische informatie waaronder medicatiegebruik en de naam van een ziekenhuis en/of specialist, naam van de schoolmentor, gegevens van sportteams etc. worden ook opgeslagen.

Tot en met 2023 werden er naast digitale dossiers ook papierendossiers bijgehouden. Deze dossiers zijn gearchiveerd van cliënten die niet meer in zorg zijn. Van cliënten die nog wel in zorg zijn en in 2023 of eerder in zorg gekomen zijn, zijn de papieren dossiers gedigitaliseerd. Papierendossiers kunnen worden ingezien op verzoek. Dit geldt ook, op verzoek, voor betrokkenen welke juridisch gezien hier recht op hebben c.q. toestemming hebben van Terug naar de Toekomst Jeugdhulp en de cliënt. Cliënten en ouder(s) met gezag c.q. voogden van gecertificeerde instellingen of burgervoogden, vragen wij een formulier te tekenen om toestemming te geven voor inzage in het dossier door de IGJ, Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd en de auditeurs van het Keurmerk Gezinshuizen. Conform de vereisten die de wetgever stelt worden dossiers tot 15 jaar na het bereiken van het 18^e levensjaar van cliënten bewaard. Ons digitale dossier

• Persoonlijke medicatie

Wij maken gebruik van zogenaamde baxterollen. Dat betekent dat persoonsgeboden medicatie aan ons door de apotheek geleverd wordt waarbij per innamemoment de medicatie in een fabrieksmatig samengesteld zakje zit. Op dit zakje staan persoonsgegevens, een streepjescode en de inhoud van het zakje. Na inname wordt het lege zakje in een afgesloten metalen container gedeponeerd. Deze wordt meerdere malen per jaar door een speciaal vernietigingsbedrijf opgehaald en geleegd. Verpakkingen van medicatie welke niet kan worden opgenomen in de baxterrol, wordt achter dubbel slot bewaard. Lege verpakkingen worden gescheiden van de persoonsgegevens en separaat weggegooid.

• Subcontractors, uitzendkrachten, sollicitanten, vrijwilligers, stagiaires en ZZP’ers

De administratie met betrekking tot subcontractors, sollicitanten, vrijwilligers, stagiaires en ZZP’ers welke door Terug naar de Toekomst Jeugdhulp worden aangetrokken/ingezet, wordt digitaal bewaard op de NAS. Daarnaast beschikken alle personen welke direct cliëntcontact hebben over een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Deze wordt hiertoe speciaal aangevraagd en de originelen worden in een map bewaard. Daarnaast kunnen referenties ingewonnen worden en vindt er altijd een risico-inventarisatiegesprek plaats. Ook krijgen, afhankelijk van hun rol en verantwoordelijkheden, stagiaires, vrijwilligers en ZZP’ers toegang tot (delen van) informatie m.b.t. het gezinshuis, de administratie en cliëntendossiers.

• Professionele apps en websites derden

Terug naar de Toekomst Jeugdhulp maakt gebruik van diverse apps en websites om tools te hebben c.q. informatie te krijgen over het werkveld waarin zij opereren. Er worden geen privégegevens van cliënten in deze apps opgenomen en profielen op websites bevatten louter zakelijke relevante informatie. Dit betreft géén informatie over cliënten anders dan dat waartoe wij wettelijk c.q. contractueel verplicht zijn. Uitzondering hierop is de app van ons CVS Mextra. Deze is met dubbele verificatie beveiligd.

Verstrekking aan derden

Geen van onze gegevens wordt ooit voor commerciële doeleinden aan derden verstrekt of verkocht. Subcontractors, uitzendkrachten, stagiaires, vrijwilligers en ZZP’ers welke werken voor/met Terug naar de Toekomst Jeugdhulp, kunnen toegang hebben tot delen van de gegevens wanneer dit noodzakelijk is voor hun werk. Met deze gegevens en toegangen wordt door Terug naar de Toekomst Jeugdhulp uiterst prudent omgegaan.

Vrijheidsbeperkende maatregelen

Onze cliënten hebben toegang o.a. Spotify, Ziggo, Videoland en Netflix met een algemeen account van Terug naar de Toekomst Jeugdhulp. Soms beschikken cliënten over een betaalde versie van deze of andere apps omdat zij deze zelf betalen dan wel derden dit voor hen doen. Terug naar de Toekomst Jeugdhulp heeft het recht om, als hiertoe gereden aanleiding bestaat, het wachtwoord voor toegang tot de apps te wijzigen en kijk-, luister- en downloadhistorie te bekijken en/of op te slaan in de cliëntdossiers. Daar dit een VBM betreft, een vrijheidsbeperkende maatregel, moet hiertoe in de verslaglegging duidelijk het belang van deze stap worden weergegeven en mag deze niet generiek zijn.

Ook onder de vrijheidsbeperkende maatregelen valt ook het gebruik van Life360, een app waarmee gebruikers onderling kunnen zien waar deze zich bevinden. Indien een cliënt wil zien waar anderen zich bevinden, inclusief gezinshuisouders, dan is deelname noodzakelijk. Dit kan alleen met een handtekening van de cliënt en de ouder(s) met gezag of derde belast met het gezag. Het gebruik van de app is bij ons niet verplicht, maar daarmee wordt ook de verantwoording van de verblijfslocatie van de cliënt indien niet het vestigingsadres, nadrukkelijk verworpen. De app registreert gegevens. Hierop heeft Terug naar de Toekomst Jeugdhulp geen invloed.

Wifi

Wij beschikken wij over een modern wifi-systeem dat volledig per gebruiker in te richten is. Iedere cliënt krijgt een eigen kanaal waarop zij inloggen en waarvan de instellingen zijn afgestemd op de cliënt. Het gaat hierbij ook om blokkades op basis van domeinen, content of zoekwoorden. Dit is mensenwerk en wordt per cliënt bepaalt. Terug naar de Toekomst Jeugdhulp heeft het recht om, als hiertoe gerede aanleiding bestaat, het wachtwoord van te wijzigen en kijk-, luister- en downloadhistorie te bekijken en/of op te slaan in de cliëntdossiers. Daar dit een VBM betreft, een vrijheidsbeperkende Maatregel, moet hiertoe in de verslaglegging duidelijk het belang van deze stap worden weergegeven.  

Cookies

Voor het functioneren van onze website is het noodzakelijk dat Terug naar de Toekomst Jeugdhulp gebruikmaakt van cookies. De cookies worden bewaard voor de duur van de (browser-)sessie. Op onze website gebruiken wij een tracking cookie, die in de browser wordt geplaatst. Wij slaan zonder uw toestemming geen persoonlijke gegevens op, maar houden bij wat u interessant vindt. Op deze manier kunnen we u relevante informatie aanbieden. U kunt de cookie altijd afwijzen. In dat geval plaatsen wij een kleine cookie zodat we u dit niet opnieuw hoeven te vragen.

Van uw bezoek aan onze website worden gebruiksgegevens bijgehouden (o.a. via Google Analytics) om statistische analyses met betrekking tot het platform te maken. Met deze statistieken is het mogelijk de website te optimaliseren. Wij anonimiseren deze gegevens voor zover mogelijk. Specifiek voor Google Analytics staan wij Google niet toe de verzamelde informatie te delen met andere diensten. Verder geldt dat de IP-adressen (deels) geanonimiseerd worden en dat wij een bewerkersovereenkomst met Google hebben.

Als u de website van Terug naar de Toekomst Jeugdhulp gebruikt, slaan wij uw IP-adres automatisch op in de logbestanden van onze webserver. Dat is nodig om op een goede manier te kunnen beheren en beveiligen. Wij gebruiken uw IP-adres niet om uw online gedrag te volgen en te registreren. Wij zijn niet in staat om uw IP-adres te koppelen aan uw naam, adres of andere identificerende informatie, behalve als u ons dergelijke informatie actief verstrekt en gebruik blijft maken van hetzelfde IP-adres.

Beveiligingsmaatregelen

Onze website is voorzien van een SSL-certificaat. Dit betekent dat onze website, net als bijvoorbeeld de website van uw bank, een beveiligde website is. Lees hier meer over SSL-certificaten op de website van HCC. Voor e-mails en chats maken wij gebruik van ZIVVER beveiligde online diensten. Ons CVS, cliëntvolgsysteem, is MEXTRA. Ten behoeve van mailverkeer met zorgverleners en met betrekking tot het zorgcontract, beschikken wij over een Vecozo-certificaat. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen voor u ze gebruikt.

Websites van derden

Deze verklaring geldt niet voor websites van derden die u door middel van links vanaf onze website kunt bezoeken. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen voor u ze gebruikt.

Social Media

Wij slaan geen persoonsgegevens op van social media en verwerken deze nergens. Wij kunnen niet garanderen dat deze social media op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen voor u ze gebruikt.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Wij raden u aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van wijzigingen.

Datalekken

In het voorkomende geval dat ons gezinshuis te maken krijgt met een datalek of vernietiging van gegevens, melden wij deze conform wetgeving bij het meldloket van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Uw rechten

Cliënten en hun gezaghebbers (voogd/ouders), kunnen hun/de persoonlijke gegevens inzien binnen de wettelijke kaders;

Het is voor cliënten ingeschreven op het adres van het gezinshuis, tot een jaar na uitschrijving, niet mogelijk om de verwerking van gegevens te laten beperken. Tegen de verwerking van de gegevens kunnen cliënten en hun gezaghebbers in verzet gaan (de gegevensverwerking wordt stopgezet). Dit betekent automatisch dat de plaatsing per die datum stopt. Zonder gegevensverwerking kan geen veilige zorg geleverd worden.

Als uw gegevens niet kloppen, kunt u ons verzoeken de gegevens te wijzigen of om gegevens te laten verwijderen. Neem hiervoor contact op met ons. Als een dergelijke aanvraag bij ons wordt gedaan, kunnen wij u vragen om aanvullende gegevens. Dit doen wij om er zeker van te zijn dat de juiste persoon een aanvraag indient.

Contactgegevens

Heeft u een vraag of een verzoek? Mist u informatie of is u iets niet helemaal duidelijk? Neem dan contact op met ons.

Functionaris gegevensbescherming

Marijke Pijlman, is functionaris gegevensbescherming. Meer over deze rol via deze link.

Autoriteit Persoonsgegevens

De Autoriteit Persoonsgegevens is bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur via 088 – 1805 250 en 0900 – 2001 201. Klik hier voor de website van de AP.